مائیکروسافٹ آفس ایک انتہائی اہم پروگرام ہے۔ تقریباً ہر کمپیوٹر پر اس کا موجود ہونا ایک لازمی اَمر ہے۔ بعض لوگوں کو تو واقعی اس کی ضرورت ہوتی ہے لیکن ایسے لوگوں کی بھی کمی نہیں جو صرف بنیادی قسم کی ضرورت کے تحت آفس کا مکمل سیوٹ انسٹال کر لیتے ہیں۔

آفس انسٹال ہونے میں نہ صرف وقت لیتا ہے بلکہ ہارڈ ڈسک پر بھی اچھی خاصی اسپیس گھیرتا ہے۔ اس کے علاوہ آئے دن اس کی اپ ڈیٹس جہاں ڈاؤن لوڈ ہونے میں وقت لیتی ہیں وہیں انسٹال ہونے میں بھی قیمتی وقت ہڑپ کر جاتی ہیں۔ ایسے افراد جن کا ایم ایس آفس سے بس واجبی سا تعلق ہو انھیں چاہیے کہ ویب بیسڈ آفس ایپلی کیشنز استعمال کریں جیسا کہ گوگل ڈاکس اور مائیکروسافٹ آفس آن لائن۔ صرف ایک آدھ ڈاکیومنٹ یا سی وی بنانے کے لیے ضروری نہیں کہ آپ مکمل آفس سیوٹ انسٹال کریں، یہ کام باآسانی آن لائن ہو سکتا ہے۔

اس کے علاوہ آج کل گوگل ڈاکس اور مائیکروسافٹ آفس کی ایپلی کیشنز بھی اسمارٹ فون کے لیے دستیاب ہیں، اس اس طرح آن لائن تیار کیے گئے آپ کے ڈاکیومنٹس کلاؤڈ اسٹوریج میں محفوظ ہونے کی وجہ سے آپ کے لیے ہر جگہ استعمال کرنے کے لیے موجود رہتے ہیں۔

کمپیوٹنگ کے شمارہ مارچ میں آپ نے اس حوالے سے مضمون ’’مائیکروسافٹ آفس کے بغیر آن لائن سی وی کیسے بنائیں‘‘ بھی پڑھا ہو گا۔ آئیے مزید دیکھتے ہیں کہ آن لائن دستیاب آفس کی کیا خوبیاں اور خامیاں ہیں اور کیا یہ آفس کے ڈیسک ٹاپ ورژن کا متبادل ہو سکتا ہے یا نہیں۔

کیا آپ کو واقعی مکمل مائیکروسافٹ آفس کی ضرورت ہوتی ہے؟

سب سے پہلے تو آپ کو فیصلہ کرنا چاہیے کہ کیا واقعی مائیکروسافٹ آفس کی ضرورت ہے بھی یا نہیں؟ مائیکروسافٹ آفس کا مکمل ڈیسک ٹاپ ورژن لاتعداد فیچرز سے بھرا ہوتا ہے۔ اس میں موجود کئی فیچرز آپ کو گوگل ڈاکس یا حتیٰ کہ مائیکروسافٹ کے اپنے آفس آن لائن میں بھی نہیں ملتے۔ مثلاً آپ مائیکروسافٹ ورڈ میں کوئی کتاب لکھیں اور فہرست بنانے کی ضرورت ہو، پیچیدہ قسم کے ڈیٹا بیس کو مائیکرسافٹ ایکسس میں سنبھال رہے ہوں یا مائیکروسافٹ ایکسل میں پیچیدہ قسم کی میکروز کے ساتھ کام کر رہے ہوں یہ سب آفس ڈیسک ٹاپ ورژن میں موجود ہے۔

دوسری طرف اگر آپ ورڈ میں سادہ سا ٹائپنگ کا کام کرتے ہیں، سادہ سی پریزینٹیشن بناتے ہیں، یا اسپریڈ شیٹس میں فارمولوں تک محدود کام کرتے ہیں تو آپ کے لیے گوگل ڈاکس یا آفس آن لائن کافی ہیں۔

گوگل ڈاکس میں بنائے ڈاکیومنٹس کو مائیکروسافٹ آفس کے فارمیٹس اور پی ڈی ایف میں ایکسپورٹ کیا جا سکتا ہے۔ جبکہ مائیکروسافٹ کا اپنا ’’آن لائن آفس‘‘ ڈیسک ٹاپ ورژن سے زبردست ہم آہنگی رکھتا ہے اس لیے فائل فارمیٹ کی کوئی پریشانی ہی نہیں۔ حتیٰ کہ ان سروسز پر ڈاکیومنٹ آن لائن بطور ویب پیج ہوسٹ کر کے اسے باآسانی دوسروں سے شیئر کیا جا سکتا ہے۔ اس لیے اگر آپ مائیکروسافٹ آفس خریدنا اور انسٹال کرنا چاہتے ہیں تو ایک دفعہ پھر سوچ لیں کہ کیا واقعی آپ کو اس کی ضرورت ہے؟

ویب بیسڈ آفس سیوٹ کے فوائد

ویب بیسڈ آفس سیوٹ کا مفت ہونے کے ساتھ ساتھ بڑا فائدہ ان کا آن لائن ہوناہے۔ یعنی ویب بیسڈ آفس کوآپ کہیں بھی، کسی بھی کمپیوٹر یا دیگر ڈیوائسز جیسے کہ ٹیبلٹ یا اسمارٹ فون سے ایکسس کر سکتے ہیں۔ اس طرح تمام ڈاکیومنٹس ہر وقت قابل رسائی اور سب جگہ sync ہوتے ہیں۔

اس کے علاوہ اس کا ایک اور بڑا فائدہ یہ ہے کہ انھیں انسٹالیشن کی کوئی ضرورت نہیں پڑتی، حتیٰ کہ کوئی اضافی پلگ اِن انسٹال کیے بنا براؤزر میں استعمال کیا جا سکتا ہے۔ جبکہ ایم ایس آفس ایک بھاری بھرکم پروگرام ہے۔ ویب بیسڈ آفس میں جب چاہیں، اپنی ضرورت کے تحت نہ صرف نیا ڈاکیومنٹ بنایا جا سکتا ہے بلکہ پہلے سے موجود فری ٹیمپلیٹس کو استعمال کرتے ہوئے جلد اور بہتر کام کیا جا سکتا ہے۔

آن لائن آفس ایپلی کیشنز بالکل ڈیسک ٹاپ ورژن جیسا انٹرفیس رکھتی ہیں اس طرح انھیں استعمال کرتے ہوئے کسی قسم کی اجنبیت محسوس نہیں ہوتی۔

آن لائن آفس کی آف لائن سپورٹ؟

اگر آپ کا انٹرنیٹ مسئلہ کر رہا ہے یا کہیں انٹرنیٹ دستیاب ہی نہیں تو آن لائن آفس استعمال کرنے میں مسئلہ پیش آ سکتا ہے۔ البتہ گوگل ڈاکس میں آف لائن سپورٹ موجود ہے لیکن یہ فیچر صرف گوگل کروم کے لیے دستیاب ہے۔ اگر آپ گوگل کروم استعمال کریں تو گوگل ڈرائیو سے آف لائن ایکسس فعال کر سکتے ہیں۔ اس طرح آپ فائلز دیکھ سکیں گے، انھیں ایڈٹ کر سکتے ہیں اور نئے ڈاکیومنٹس، اسپریڈ شیٹس، پریزینٹیشنز اور ڈرائنگز بھی آف لائن رہتے ہوئے بنا سکتے ہیں۔ انٹرنیٹ دستیاب ہوتے ہی تمام تبدیلیاں synchronized ہو جائیں گی۔

مائیکروسافٹ کے آن لائن آفس میں فی الحال آف لائن سپورٹ موجود نہیں ہے۔ اسے استعمال کرنے کے لیے ہر حال میں انٹرنیٹ ضروری ہے۔

گوگل ڈاکس

docs.google.com
گوگل ڈاکس سروس کسی تعارف کی محتاج نہیں ہے۔ آفس ایپلی کیشنز کے اس آن لائن ورژن میں ڈاکیومنٹ، پریزینٹیشن، اسپریڈ شیٹ، فارم اور ڈرائنگ بنائی جا سکتی ہے۔ گوگل ڈاکس کو استعمال کرنے کے لیے صرف دو چیزیں درکار ہوتی ہیں انٹرنیٹ اور جی میل آئی ڈی۔ جیسا کہ ہم اوپر ذکر کر چکے ہیں گوگل ڈاکس میں آف لائن سپورٹ موجود ہے۔

اس کے علاوہ ایک ہی فائل پر ایک سے زائد لوگ مل کر کام کر سکتے ہیں۔ ایک نئی فائل بنا کر دوسروں کو اسے ایڈٹ یا صرف دیکھنے کے اختیارات دیے جا سکتے ہیں۔ گوگل ڈاکس کے ذریعے فارمز بھی بنائے جا سکتے ہیں۔ سروے وغیرہ کرنے کے لیے ان فارمز کا بہت استعمال کیا جاتا ہے۔

گوگل ڈاکس کے ذریعے بنائی جانے والی تمام فائلز صارف کے گوگل ڈرائیو اکاؤنٹ میں محفوظ کی جاتی ہیں۔

آفس آن لائن

office.com

’’آفس آن لائن‘‘ مائیکروسافٹ آفس کا مفت اور ویب بیسڈ ورژن ہے۔ آفس آن لائن نہ صرف گوگل ڈاکس کو کڑی ٹکر دینے کے لیے تیار ہے بلکہ آفس کے ڈیسک ٹاپ ورژن کا بھی کافی حد تک متبادل ہے۔

آفس آن لائن میں ورڈ، آؤٹ لُک، ون نوٹ، پاور پوائنٹ، کیلنڈر اور ایکسل موجود ہیں۔ اسے استعمال کرنے کے لیے آپ کے پاس ہاٹ میل یا لائیو کی آئی ڈی ہونا ضروری ہے۔

آئیے آفس آن لائن کا مائیکروسافٹ آفس ڈیسک ٹاپ ورژن اور گوگل ڈاکس سے موازنہ کر کے دیکھتے ہیں کہ یہ ان کے مقابلے میں کتنے پانی میں ہے۔ اور کیا ہمیں گوگل ڈاکس اور ایم ایس آفس ڈیسک ٹاپ کی بجائے اس آن لائن ورژن کو استعمال کرنا چاہیے؟

آفس آن لائن بمقابلہ ڈیسک ٹاپ آفس

مائیکروسافٹ کی دیگر آفس پروڈکٹس کے برعکس آفس لائن بالکل مفت دستیاب ہے۔ ڈیسک ٹاپ ورژن کے مقابلے میں آفس آن لائن کو ترجیح دینے کی ایک بڑی وجہ یہی ہے کہ یہ مفت ہے۔ یعنی آپ بنا اسے خریدے، ڈاؤن لوڈ کیے اور انسٹال کیے تمام کمپیوٹرز پر استعمال کر سکتے ہیں۔

آفس آن لائن چونکہ ایک ویب ایپلی کیشن ہے جو کہ ویب براؤزر میں کام کرتی ہے، اس لیے یہ تمام آپریٹنگ سسٹمز جیسے کہ ونڈوز، لینکس، کروم بک سے لے کر آئی پیڈز و اینڈروئیڈ ٹیبلٹس پر استعمال کی جا سکتی ہے۔ اس کے لیے کسی قسم کا کوئی پلگ اِن وغیرہ انسٹال کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی۔ صرف انٹرنیٹ ایکسپلورر ہی نہیں دیگر تمام مشہور براؤزرز جیسے کہ فائرفوکس، کروم اور سفاری پر بھی اسے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

آفس آن لائن آپ کے تمام ڈاکیومنٹس کو ’’مائیکروسافٹ ون ڈرائیو‘‘ پر محفوظ کرتا ہے۔ ون ڈرائیو مائیکروسافٹ کی آن لائن اسٹوریج سروس ہے جو کہ پہلے اسکائی ڈرائیو کے نام سے جانی جاتی تھی۔ گوگل ڈرائیو اور ڈراپ باکس طرز کی یہ مفت کلاؤڈ سروس ہے۔ ون ڈرائیو کو آن لائن اسٹوریج کے طور پر استعمال کیا جا سکتا ہے اور اگر آپ اپنا ڈیٹا sync رکھنا چاہتے ہیں تو اس کی ڈیسک ٹاپ ایپلی کیشن ڈاؤن لوڈ کر کے انسٹال کر سکتے ہیں۔

ون ڈرائیو ونڈوز 8.1 میں پہلے سے موجود ہے جبکہ ونڈوز کے دیگر ورژنز، اینڈروئیڈ اور آئی ایس او کے لیے اسے درج ذیل ربط سے ڈاؤن لوڈ کیا جا سکتا ہے:

onedrive.live.com/about/en-us/download

ون ڈرائیو ڈیسک ٹاپ ایپلی کیشن کی انسٹالیشن سے ون ڈرائیو پر بنائے جانے والے ڈاکیومنٹس آپ کے کمپیوٹر میں بھی محفوظ ہوتے رہیں گے جنھیں آفس کے ڈیسک ٹاپ ورژن میںکھولا جا سکتا ہے۔

آفس کا ویب بیسڈ ورژن آپ کو وہ فیچرز دے سکتا ہے جو ڈیسک ٹاپ ورژن میں ممکن نہیں۔ مثلاً آن لائن موجود ایک ڈاکیومنٹ کو ایک ساتھ کئی لوگ مدون (Edit) کر سکتے ہیں۔ ڈیسک ٹاپ ورژن پر کام کرتے ہوئے ایک ڈاکیومنٹ کا پیرا گراف ایک وقت میں صرف ایک بندہ ایڈٹ کر سکتا ہے جبکہ آفس آن لائن میں بیک وقت کئی لوگ ایک ہی پیراگراف پر کام کر سکتے ہیں۔

آفس لائن کی خوبیاں اپنی جگہ لیکن درحقیقت یہ مائیکروسافٹ آفس کا ایک محدود ورژن ہے۔ آن لائن سیوٹ میں ورڈ، ایکسل، پاورپوائنٹ اور ون نوٹ موجود ہیں۔ اگر آپ کو اس کے علاوہ کوئی پروگرام جیسے کہ مائیکروسافٹ ایکسس درکار ہے تو بدقسمتی سے یہ آن لائن نہیں ملے گا۔

ایپلی کیشنز کو آن لائن دستیاب کرنے کے لیے ان کی کافی کانٹ چھانٹ کی گئی ہے اس لیے ان میں ڈیسک ٹاپ ورژن کے مقابلے میں کافی کم فیچرز موجود ہوتے ہیں۔ اگرچہ آن لائن ورژن کو دیکھتے ہوئے آپ کو لگے گا کہ ڈیسک ٹاپ ورژن استعمال کر رہے ہیں کیونکہ اس کی شکل و صورت بالکل ڈیسک ٹاپ ورژن جیسی ہے لیکن اس میں ڈیسک ٹاپ کے برابر فیچرز موجود نہیں ہیں۔ لیکن یہ کوئی بڑی خامی نہیں ہے کیونکہ اکثر لوگ آفس ڈیسک ٹاپ ورژن میں موجود تمام فیچرز استعمال کرنا تو دُور کی بات ان سے آگاہ بھی نہیں ہوتے۔ اگر آپ میل مرج (Mail merge) کرنا چاہتے ہیں یا میکروز بنانا چاہتے ہیں تو یہ آن لائن ممکن نہیں ہو گا، لیکن زیادہ اُمید یہی ہے کہ آپ کو ان کی ضرورت ہی نہیں ہو گی!
انٹرنیٹ نہ ہونے کی صورت میں آفس آن لائن کو استعمال نہیں کیا جا سکتا۔ ایسی صورت میں کسی ڈاکیومنٹ پر کام کرنے کے لیے آفس کا ڈیسک ٹاپ ورژن درکار ہو گا۔

خوبیاں

آفس آن لائن بالکل مفت ہے، کہیں بھی اور کسی بھی ڈیوائس سے رسائی کے قابل ہے، مشترکہ کام کرنے کے لیے بہترین ہے۔

خامیاں

اس میں چند مخصوص آفس ایپلی کیشنز موجود ہیں، ایڈوانسڈ فیچرز موجود نہیں اور صرف انٹرنیٹ کنکشن ہونے کی صورت میں استعمال کے قابل ہے۔

آفس آن لائن بمقابلہ گوگل ڈاکس

گوگل ڈاکس ،گوگل کا مفت ویب بیسڈ آفس سیوٹ ہے۔ آفس آن لائن، مائیکروسافٹ کی گوگل ڈاکس کا مقابلہ کرنے کے لیے ایک سروس ہے۔

دونوں سروسز آن لائن اور ویب بیسڈ ایپلی کیشنز پر مبنی ہیں جنھیں ویب براؤزر کے ذریعے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ دونوں سادہ، کم لیکن ضروری تمام فیچرز سے لیس ہیں۔ صارف کی فائلز آن لائن محفوظ رکھتی ہیں وغیرہ۔ ان تمام باتوں کے حوالے سے دونوں سروسز بالکل ایک جیسی ہیں۔

اگر آپ گوگل ڈاکس کے آف لائن فیچر یا گوگل کی لاجواب سروسز کے قائل ہونے کی بنا پر گوگل ڈاکس کو ترجیح دینے کے بارے میں سوچ رہے ہیں تو ایک دفعہ آفس آن لائن کو ضرور دیکھ لیں۔ چونکہ ایم ایس آفس ہم زمانے سے استعمال کرتے آرہے ہیں اور یہ مائیکروسافٹ کی ملکیت ہے اس لیے مائیکروسافٹ نے اس کے آن لائن ورژن میں بھی اس کا انٹرفیس بالکل وہی رکھا ہے۔ اس طرح صارف کو بالکل احساس نہیں ہوتا کہ وہ آن لائن ورژن میں کام کر رہا ہے یاڈیسک ٹاپ ورژن میں۔

اس کے علاوہ آفس آن لائن میں فائلیں براہ راست ڈیسک ٹاپ آفس کے فارمیٹ جیسے کہ docx، xlsx اور pptx میں محفوظ ہوتی ہیں جنھیں بغیر کسی مسئلے کے ایم ایس آفس میں کھولا جا سکتا ہے۔ چونکہ مائیکروسافٹ اپنی پروڈکٹ سے مکمل آگاہ ہے اس لیے آن لائن آفس سے بنائی فائلز میں کسی قسم کا کوئی compatibility مسئلہ نہیں آتا اور جب انھیں آف لائن کھولتے ہیں تو جیسے فائل آن لائن بنائی گئی ہو بالکل ویسی ہی ڈیسک ٹاپ ورژن میں کھلتی ہے۔ جبکہ گوگل اس معاملے میں مار کھا جاتا ہے۔ چونکہ مائیکروسافٹ آفس دنیا بھر میں استعمال کیا جاتا ہے اس لیے compatibility اور فارمیٹ کے معاملے میں گوگل مائیکروسافٹ کا مقابلہ نہیں کر سکتا۔

اختتامیہ

تو کیا خیال ہے آپ ویب بیسڈ آفس استعمال کریں گے؟ اس مضمون کا مقصد آپ کو یہ بالکل باور کرانا نہیں ہے کہ آفس ڈیسک ٹاپ ورژن کی کوئی اہمیت نہیں اور آن لائن موجود آفس کافی ہیں۔ آفس ڈیسک ٹاپ ورژن انتہائی اہم ہے۔ اس میں موجود پروگرامز اپنے بہترین اور بے شمار فیچرز کی وجہ سے بے مثال ہیں۔ کوئی بھی آن لائن ورژن ان کا مقابلہ نہیں کر سکتا۔ اس تحریر کا مقصد آپ کو آن لائن دستیاب بنیادی قسم کے آفس سیوٹ سے متعارف کرانا تھا۔اب آپ کیا استعمال کرتے ہیں یہ فیصلہ آپ کی پسند اور ضرورت پر منحصر ہے۔